Conservazione Sostitutiva
Come avviene e quali strumenti occorrono per attivare il servizio
Strumenti Necessari: La Firma Digitale
Ogni documento può essere trattato elettronicamente in tutte le sue fasi del ciclo di vita. La conservazione sostitutiva, ultima fase del processo di gestione di un documento, è oggi fattibile, sia dal punto di vista tecnologico che da quello delle normative. In questo contesto, la Conservazione Sostitutiva è:
– legalmente riconosciuta
grazie alle specifiche normative e dal Codice dell’Amministrazione Digitale;
– economicamente vantaggiosa
grazie ai risparmi ottenuti in termini di costi di produzione, gestione e archiviazione;
– tecnologicamente realizzabile
grazie alla tecnologia disponibile e al prodotto specifico —;
– genera elevata soddisfazione
le aziende che già la utilizzano, hanno ottenuto ottimi risultati in termini di costi ed efficenza nei processi aziendali;
– si può applicare ai documenti contabili e fiscali
poichè le normative al riguardo sono chiarissime, consentono la conservazione sostitutiva di fatture attive/passive e documenti contabili e fiscali.
La Fattura Elettronica
Come avviene e quali strumenti occorrono per attivare il servizio
Strumenti Necessari: Posta Certificata | Fattura Legale
Questo tipo di documento rappresenta uno dei principali casi di applicazione della Conservazione Sostitutiva, infatti sia che la fattura nasca in formato elettronico o che invece sia su supporto cartaceo, può essere archiviata in maniera sostitutiva. Nel processo della fattura elettronica ci sono 4 requisiti fondamentali richiesti dalla normativa, per poter procedere all’applicazione del processo dell’archiviazione in modo sostitutivo:
A – non deve contenere macroistruzioni o un codice eseguibile;
B – deve riportare il riferimento temporale e la firma digitale dell’emittente;
C – viene emessa con la trasmissione per via elettronica, sul presupposto di un accordo tra emittente e destinatario;
D – viene conservata in modo sostitutivo secondo le disposizioni di legge.